Hay varios motivos por los que cada vez oímos más a menudo términos relacionados con la gestión documental en las empresas, pero la irrupción de la Covid-19 y con ella la implantación de medidas de seguridad en las empresas para minimizar la generación de papel y evitar compartirlos, han provocado que los proyectos de incorporación de un gestor documental sea prioritario ya en las empresas.

Pero un gestor documental es muchísimo más que un repositorio que permita a las empresas la digitalización de todos los documentos de la empresa y conseguir el objetivo de generación de papel cero. También es una de sus características, pero, es eso, una de sus muchas funcionalidades.

Así, un gestor documental empresarial o “Entreprise Content Manager” (ECM) permite, no sólo el almacenamiento digital de los documentos de la empresa, sino que permite la administración y la gestión de toda la información referente a la empresa, independientemente de su formato, facilitando su acceso desde cualquier lugar según los permisos de cada empleado.

Por ello, la gestión documental es la primera etapa hacia la transformación digital de las empresas y organizaciones. Es un área fundamental para conseguir el éxito y afrontar los retos impuestos por la necesidad de digitalización de los procesos empresariales.

Un gestor documental permite:

  • Organizar y facilitar la búsqueda de todos los documentos de la empresa con la utilización de metadatos
  • Definir el flujo de trabajo o de gestión de los documentos entre los diferentes departamentos o empleados de la empresa.
  • Asignar roles y permisos de lectura y gestión de los documentos.
  • Automatizar los procesos de trabajo con la creación de work flows.

¿Cuáles son los principales beneficios que aporta un gestor documental a las empresas?

  • Contar con un repositorio centralizado, que evita el riesgo de documentos mal archivados, duplicidades o pérdida.
  • Mayor productividad, al proporcionar un acceso rápido y seguro a la información, facilitando su búsqueda y accesibilidad sin pérdidas de tiempo.
  • Ahorro de costes, al reducir o eliminar los costes de archivo, impresión, consumibles, fotocopiadoras y de espacios donde preservar la documentación.
  • Mejora del ROI, al reducir los costes mejora los resultados
  • Sostenibilidad, con la reducción del consumo de papel contribuyen a la protección del medio ambiente y al desarrollo sostenible.
  • Seguridad, ya que le proporciona un control total de la información de la empresa con la asignación de perfiles y permisos a los usuarios.
  • Optimización del tiempo, al disponer de toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. facilita la búsqueda y recuperación de los documentos, optimizando los tiempos de trabajo de toda la compañía.
  • Trabajo colaborativo, con un gestor documental las empresas pueden gestionar la trazabilidad y auditoría de todos los procesos de trabajo.
  • Movilidad, la mayoría de los gestores documentales son 100% web responsive, lo que permite acceder a los documentos desde cualquier dispositivo fijo o móvil.

¿Cuál es el mejor gestor documental para las empresas?

Sin lugar a dudas, Alfresco es actualmente el mejor gestor documental para las empresas por muchas razones, pero vamos a remarcar algunas de ellas:

  • Alfresco cumple con las ISO referentes a la descripción y gestión de la documentación, incluyendo la que ya es electrónica (ISO 15489 – ISO 27001- ISO 30300 – ISO 30301, Esquema Nacional de Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Ley 11/2007)
  • Alfresco cumple con la Ley de Protección de Datos a través del acceso controlado al repositorio.
  • Es de código abierto, lo que permite la incorporación de las actualizaciones y mejoras continuadas que el amplísimo grupo de desarrolladores realiza.
  • Es un sistema ECM nativo de la nube por lo que permite gestionar el contenido y conectar la información con los usuarios desde cualquier lugar
  • Permite el acceso a las aplicaciones con cualquier dispositivo.
  • Cuenta con una APP para IOS y Android excelente
  • Es compatible con aplicaciones de productividad líderes, como Microsoft Office, Google Docs, Outlook, Salesforce, etc.
  • Cuenta con una amplia gama de integraciones y soluciones prediseñadas por parte de la comunidad de socios de Alfresco, como SAP y AutoCAD.
  • Dispone de. APIs abiertas y compatibilidad incomparable con estándares abiertos, incluidos CMIS, CIFS y WebDAV.
  • Grandes empresas e importantes administraciones han optado por Alfresco, como la NASA, la Agencia Tributaria de Catalunya, Estrella Galicia, Oxford University, Cisco, etc.

En Promoment Consulting somo desarrolladores y implementadores de Alfresco, si tu empresa necesita más información, no dudes en contactar con nosotros.

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