Cuando llega el momento de justificar un curso bonificado, la formación ya está hecha; lo que falta es demostrarla. Y ahí empieza la parte menos agradecida: reunir accesos, tiempos de conexión y actividades de cada participante, curso a curso, para que el expediente no se caiga por un dato que falta. Los informes de seguimiento en Moodle existen precisamente para eso, pero los que trae la plataforma de serie no están pensados para FUNDAE ni para un auditor: están pensados para el profesor. En este artículo vemos qué datos te van a pedir, cuáles da Moodle tal cual, dónde se queda corto y qué opciones hay para que el informe salga solo.
Qué te va a pedir FUNDAE cuando justifiques un curso bonificado
En teleformación, FUNDAE no se conforma con el acta final: pide evidencias de que cada participante hizo el curso de verdad. En la práctica, eso se traduce en cuatro tipos de dato por alumno:
- Accesos a la plataforma: fechas de conexión durante el periodo del curso.
- Tiempo de conexión: cuánto estuvo dentro, no solo cuántas veces entró.
- Actividades realizadas: qué contenidos abrió y qué ejercicios completó.
- Controles de aprendizaje: cuestionarios o pruebas que acrediten el aprovechamiento.
La cifra que manda es el 75 %: para que un participante sea bonificable tiene que haber realizado al menos el 75 % de los controles de seguimiento del curso. Si en una comprobación posterior ese dato no se sostiene con registros, la bonificación de ese alumno se cae, y la empresa devuelve el crédito. Por eso el informe de seguimiento no es un trámite: es la prueba documental del expediente.
Qué informes de seguimiento trae Moodle de serie
La buena noticia es que Moodle lo registra prácticamente todo. De serie tienes:
- Registros (logs): cada clic de cada usuario, con fecha y hora.
- Informe de actividad del curso: qué recursos se han visto y cuántas veces.
- Finalización de actividad y de curso: casillas que se marcan cuando el alumno cumple las condiciones que definas (ver un contenido, aprobar un cuestionario, entregar una tarea).
- Calificaciones: el resultado de cada control de aprendizaje.
Para el seguimiento docente del día a día, con esto sobra. El problema aparece cuando lo que necesitas no es vigilar un curso sino justificar un expediente.
Dónde se quedan cortos los informes de seguimiento en Moodle
Los informes de seguimiento en Moodle están pensados curso a curso y pantalla a pantalla, y eso choca con lo que pide un expediente de bonificación:
- El tiempo de conexión no viene resuelto. Moodle registra clics, no sesiones: el tiempo hay que estimarlo a partir de la actividad, y de serie no hay un informe que lo dé por alumno y por curso en un formato defendible.
- Los datos viven en sitios distintos. Accesos en los logs, avance en finalización de actividades, notas en el libro de calificaciones. El expediente los necesita juntos, por participante.
- La exportación es manual. Entrar en cada curso, filtrar, exportar a hoja de cálculo, repetir. Con tres grupos es asumible; con cuarenta acciones formativas, no.
- El formato no es el del gestor. Quien tramita la bonificación (o el auditor que la revisa) espera un documento con unos campos concretos, no un volcado de logs.
Nada de esto es un defecto de Moodle: es la diferencia entre una plataforma docente y una obligación administrativa. La cuestión es cómo cubrir ese hueco sin dedicarle una persona.
El coste real de montar el informe a mano
La versión artesanal la conocen bien en muchas entidades: exportar los registros de cada curso, cruzarlos en una hoja de cálculo con las finalizaciones y las notas, estimar tiempos, dar formato y revisar que no falte nadie. Por cada convocatoria.
Además del tiempo, el método manual tiene dos riesgos que un gestor de formación reconoce al vuelo: los errores de cruce (un alumno que aparece con los datos de otro, un curso que se queda fuera del filtro) y la falta de trazabilidad (si el auditor pregunta de dónde sale una cifra, la respuesta «de un Excel que montamos» no ayuda). Un informe que se genera solo desde la plataforma elimina las dos cosas: siempre sale igual y siempre sale de los registros.
Plugins de la comunidad o un plugin hecho para FUNDAE
Plugins de la comunidad. Hay plugins que estiman el tiempo de dedicación por alumno y otros que permiten construir informes configurables. Si gestionas pocos cursos y te vale revisar y exportar a mano, pueden ser suficientes. A cambio, heredas sus límites: el formato es el que es, los datos siguen saliendo curso a curso y cada plugin es una pieza más a vigilar al actualizar Moodle de versión.
Un plugin pensado para la justificación. Aquí no partimos de cero: en Proment hemos desarrollado un plugin propio, dentro de nuestra línea de plugins y desarrollos a medida para Moodle, que convierte los registros del campus en el informe que exige la justificación. En la práctica:
- Reúne por participante y por acción formativa los cuatro datos que pide FUNDAE: accesos, tiempo de conexión, progreso y participación.
- Genera el informe en el formato que usa tu gestoría o tu auditor, siempre igual y siempre desde los registros, sin hojas de cálculo intermedias.
- Se descarga o se envía solo al cierre de cada convocatoria (o cada mes) a quien tramita la bonificación.
Para una entidad que encadena convocatorias, la diferencia es pasar de montar un Excel cada cierre a abrir un informe que ya está hecho — y poder enseñar de dónde sale cada dato si alguien lo pregunta. La puesta en marcha se ajusta a tu campus (qué cursos entran, qué formato necesita tu gestor, cómo quieres recibirlo), con un plazo según complejidad.
La lógica es la misma que vimos con los certificados automáticos en Moodle: todo lo que se repite igual en cada convocatoria — emitir el certificado, montar el informe — no tiene por qué hacerse a mano; la plataforma puede hacerlo sola. Nuestro equipo de desarrolladores Moodle construye este tipo de informes sin tocar el núcleo de la plataforma, para que las actualizaciones posteriores no los rompan.
Los informes no son lo único que pide FUNDAE
Este artículo se centra en el seguimiento, pero conviene tener presente que la teleformación bonificada tiene más obligaciones:
- Comunicar el inicio y la finalización de cada grupo en la aplicación de FUNDAE, dentro de plazo.
- Una plataforma que cumpla los requisitos: disponible durante todo el curso, con registro de la actividad y con un acceso habilitado para que los órganos de control puedan entrar a revisar la formación mientras está activa.
- Tutorías reales: tutores identificados, que responden en plazo y cuya actividad deja rastro en la plataforma.
- Evaluación y calidad: controles de aprendizaje y cuestionario de satisfacción al terminar.
- Custodia de la documentación durante los años siguientes, por si hay una comprobación.
Nuestro desarrollo para FUNDAE cubre esta lista completa, no solo los informes: deja el campus con el acceso para los órganos de control habilitado, el rastro de las tutorías y las evidencias de evaluación en orden, y la documentación organizada para su custodia. En este artículo nos hemos centrado en los informes de seguimiento porque son la parte que más trabajo manual se lleva cada convocatoria.
Preguntas frecuentes sobre informes de seguimiento en Moodle
¿Moodle mide el tiempo real de conexión de cada alumno?
No exactamente. Moodle registra la actividad (cada clic, con fecha y hora), pero no cronometra la sesión: el tiempo de conexión se estima a partir de esos registros. Por eso conviene definir un criterio de cálculo y aplicarlo siempre igual; es una de las primeras cosas que se fijan al montar un informe para bonificaciones.
¿Los informes que trae Moodle valen tal cual para FUNDAE?
Los datos sí están — accesos, actividades, calificaciones —, pero repartidos en varios informes y exportables solo curso a curso. Para un expediente hay que reunirlos por participante y darles el formato que espera el gestor o el auditor, y eso es lo que Moodle no hace de serie.
¿Podemos automatizar el envío del informe a nuestra gestoría?
Sí. Nuestro plugin puede generar el informe al cierre de cada convocatoria (o cada mes) y enviarlo por correo a quien tramita la bonificación, sin que nadie entre en la plataforma a exportar nada.
¿Esto sirve también para acreditaciones del SEPE o auditorías internas?
Sí. La base es la misma — demostrar con registros quién hizo qué y cuándo —; lo que cambia es el formato y el nivel de detalle. Un informe bien planteado se parametriza para cada destinatario en lugar de empezar de cero.